Beleid inzake bescherming van persoonsgegevens

Wij hechten het grootste belang aan de vertrouwelijkheid van uw informatie. Onderhavig beleid inzake bescherming van persoonsgegevens legt uit welke gegevens wij over u verzamelen en hoe wij deze gebruiken, alsook de rechten waarover u beschikt en de manier waarop u deze kunt uitoefenen. Wij verbinden ons ertoe alle gepaste middelen te gebruiken om de vertrouwelijkheid en de integriteit van uw persoonsgegevens te beschermen.

1.      Wie zijn wij?

Nepenthe Insurance Advisory Services is een makelaarsvennootschap ingeschreven in het Luxemburgs HVR [Handels- en vennootschapsregister] onder het nummer B158315 Zij is erkend als makelaar bij het Luxemburgs Commissariaat voor Verzekeringen onder het nummer 2011CM005 en is opgenomen in het “Register van erkende makelaarsvennootschappen in het Groothertogdom Luxemburg”, dat beschikbaar is op de site van het Commissariaat voor Verzekeringen op het volgend adres http://www.caa.lu/fr/operateurs/intermediaires/societe-de-courtage. Nepenthe Insurance Advisory Services is gemachtigd haar activiteit in Luxemburg en in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland uit te oefenen in het kader van het vrij verrichten van diensten.

Nepenthe Insurance Advisory Services verzamelt uw persoonsgegevens voor haar eigen rekening in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.

U kunt ons bereiken via de onderstaande contactgegevens:

Post: Nepenthe, rue de Neuort 33, L-8373 Hobscheid

Tel.:  +352 26 45 81 52

E-mail: info@nepenthe.lu

Een persoonsgegeven is elke informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (bijvoorbeeld de naam van een persoon, zijn foto, zijn telefoonnummer, een contractnummer, een paswoord enz.).

De verwerkingsverantwoordelijke, in de zin van de Europese regelgeving inzake privacy, is de persoon die de finaliteiten en middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.

U kunt elke vraag om bijkomende informatie of elk verzoek met betrekking tot uw persoonsgegevens tot ons richten via de bovenstaande contactgegevens.

2.      Welk persoonsgegevens verzamelen wij?

Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de verwezenlijking van de hierna vermelde finaliteiten zullen verwerkt worden. In het kader van onze activiteiten en afhankelijk van uw bijzondere situatie en in het kader van uw levens- en/of kapitalisatieverzekeringen, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Identificatiegegevens (naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, nationaliteit …);
• Contactgegevens (e-mailadres, nummer van uw mobiele en/of vaste telefoon, postadres …);
• Burgerlijke staat;
• Financiële gegevens en vermogensinformatie (lijst van roerende tegoeden, onroerende goederen, enz.)
• Gegevens in verband met het beroep (uitgeoefende functies)
• Samenstelling van het gezin (bijvoorbeeld: burgerlijke stand, aantal kinderen, enz.);
• En alle andere informatie die u ons spontaan zult verstrekken.

Wij kunnen er eveneens toe gebracht worden bepaalde gevoelige gegevens te verwerken, die een bijzondere bescherming genieten, zoals:

• Uw fiscaal identificatienummer

Die gegevens verwerken wij met bijzondere zorg.

Het kan ook dat wij gegevens afkomstig uit externe bronnen gebruiken, met name in de volgende gevallen:

• Gegevens bekomen door de financiële partner (bank, financiële beheerder, family office) die contact opneemt met “makelaar” met het oog op samenwerking in verband met uw dossier en dit in alle transparantie met u;
• Het bijwerken van gegevens (bijvoorbeeld in verband met de samenstelling van uw gezin, uw adres, uw vervallen identiteitsdocument, …)

In sommige gevallen zullen wij ertoe gebracht worden persoonsgegevens betreffende andere personen dan uzelf te gebruiken, bijvoorbeeld:

• uw voorouders, uw kinderen, uw partner, de begunstigde(en) van uw levensverzekering;
• uw werknemers, uw wettelijke/statutaire vertegenwoordigers, uw aandeelhouders/vennoten;

Als u ons dergelijke gegevens meedeelt, verbindt u zich ertoe de betrokken personen daarvan op de hoogte te brengen.

3.      Hoe gebruiken wij u uw persoonsgegevens?

3.1 Met welk doel en op welke juridische basis gebruiken wij de persoonsgegevens?

Op de eerste plaats zullen wij uw persoonlijke informatie gebruiken om onze contractuele verplichtingen ten opzichte van uzelf uit te voeren en dit meer bepaald om:

• u de verwachte dienstverlening te verstrekken in het kader van onze rol van verzekeringsbemiddelaar, zoals:
• uw wensen en behoeften bepalen (en in het kader van op een verzekering gebaseerde beleggingsproducten, uw volledig beleggersprofiel);
• u advies geven;
• u de documentatie voorleggen in verband met de producten waarvoor u onze bijstand heeft gevraagd;
• u bijstaan bij het afsluiten van een verzekeringscontract (voorbereidend werk en eigenlijke afsluiting);
• u bijstaan bij het beheer en de uitvoering van de verzekeringscontracten (afkoop, bijkomende storting, arbitrage, vereffening)
• uw voorkeuren bewaren of en hoe wij contact met u kunnen opnemen om u informatie of voorstellen voor te leggen;

Wij zullen er eveneens toe gebracht kunnen worden uw persoonsgegevens te gebruiken teneinde onze wettelijke verplichtingen na te komen, meer bepaald inzake:

• het voorkomen van witwaspraktijken en financiering van terrorisme;
• verzekeringsdistributie;
• onze fiscale boekhoudkundige verplichtingen;

Op basis van ons gewettigd belang, zullen wij uw informatie kunnen verwerken teneinde:

• ons cliënteel te beheren en te beschikken over een globaal overzicht van de klanten (bijvoorbeeld door het opstellen van statistieken van onze klanten om te weten te komen wie zij zijn en hen beter te leren kennen);
• misbruik, fraude en inbreuken te voorkomen;
• de goederen van het bedrijf te beschermen;
• de veiligheid van de goederen en personen, alsook van de computernetwerken en -systemen van het bedrijf te verzekeren;
• de regelmatigheid van de verrichtingen te controleren;
• de rechten van het bedrijf of van de personen die het eventueel vertegenwoordigt, bijvoorbeeld in het geval van geschillen, vast te stellen, uit te oefenen, te verdedigen en te beschermen;
• bewijzen te verzamelen;

3.2 Gebruiken wij uw persoonsgegevens om geautomatiseerde beslissingen te nemen?

Wij gebruiken uw gegevens niet voor profileringsdoeleinden of met het oog op het nemen van geautomatiseerde beslissingen. Indien wij in de toekomst beslissen dit te doen, zullen wij u daarvan op voorhand op de hoogte brengen en zullen wij u uitleggen welke de onderliggende logica voor het nemen van een dergelijke beslissing is alsook het belang en de voorziene gevolgen van deze verwerking.

4.      Waarom is het noodzakelijk dat u ons uw persoonsgegevens bezorgt?

Indien u weigert ons de gevraagde gegevens te verstrekken in het kader van bepaalde diensten (zoals bijvoorbeeld de bijstand bij het afsluiten van een verzekeringscontract of in het geval van de aangifte van een schadegeval), zou het voor ons onmogelijk kunnen zijn onze rol van bemiddelaar te vervullen of gevolg te geven aan uw verzoeken.

5.      Waar en hoe geven wij uw persoonsgegevens door?

5.1 Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens en aan wie worden zij doorgegeven?

Teneinde uw privacy te beschermen, worden de personen die gemachtigd zijn om uw gegevens te raadplegen nauwkeurig bepaald in functie van hun taken.

Wij zullen in geen geval uw persoonsgegevens aan derden verkopen. Met het oog op de verwezenlijking van de hiervoor in detail uiteengezette finaliteiten (zie punt 3.1), worden wij er niettemin toe gebracht bepaalde informatie aan derden mede te delen:

• aan verzekeringsmaatschappijen waarvan u een voorstel wenst te ontvangen of waarmee u een contract wenst af te sluiten;
• met het oog op een goede uitvoering van onze opdracht als bemiddelaar, zullen uw gegevens overgemaakt en/of verwerkt kunnen worden door onze onderaannemers op het gebied van informatica;
• teneinde onze wettelijke verplichtingen na te leven, zullen uw gegevens aan overheidsinstanties en aan onze regulator overgemaakt kunnen worden;
• in geval van geschillen zullen uw gegevens aan onze advocaten overgemaakt kunnen worden en gebruikt worden om onze zaak in rechte te verdedigen;

Aan wie worden uw persoonsgegevens doorgegeven?

In geen geval zullen wij uw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (“EER) doorgeven.

6.      Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Wij bewaren uw gegevens zolang:

• als nodig voor de verwezenlijking van de hiervoor gepreciseerde finaliteiten of zolang;
• een wettelijke verplichting een dergelijke bewaring oplegt (bijvoorbeeld de bewaring van boekhoudkundige documenten)
• de toepasselijke verjaringstermijnen niet verstreken zijn, teneinde ons ervan te verzekeren dat wij beschikken over de nodige informatie om ons tegen elke rechtsvordering te beschermen.

7.      Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

Als betrokken persoon beschikt u over verschillende rechten. Hieronder vindt u een korte beschrijving van die rechten en van de manier waarop u ze kunt uitoefenen.

Recht op informatie – U kunt elke vraag betreffende de registratie en de verwerking van uw gegevens aan ons richten.

Recht op toegang – U kunt op ieder ogenblik de bevestiging krijgen dat er al dan niet persoonsgegevens die op u betrekking hebben verwerkt worden en, desgevallend, toegang krijgen tot die gegevens en een gratis kopie daarvan ontvangen.

Recht op verbetering – Op ieder ogenblik kunt u, door ons een schriftelijk verzoek toe te sturen, de verbetering bekomen van persoonsgegevens met betrekking tot uzelf die onjuist zouden zijn. Op dezelfde manier kunt u vragen dat onvolledige gegevens aangevuld zouden worden.

Recht op verwijdering – Op ieder ogenblik kunt u, door ons eens schriftelijk verzoek toe te sturen, de verwijdering bekomen van uw persoonsgegevens, op voorwaarde dat een van de volgende redenen van toepassing is:

• de gegevens zijn niet langer nodig in het licht van de finaliteiten waarvoor zij verzameld en verwerkt werden;
• uw heeft uw toelating waarop de verwerking gebaseerd was, ingetrokken;
• u verzet zich tegen de verwerking en er bestaat geen gewettigde dwingende reden voor deze verwerking;
• de gegevens hebben het voorwerp uitgemaakt van een ongeoorloofde verwerking;
• de gegevens moeten verwijderd worden teneinde een wettelijke verplichting na te leven.

Recht op beperking van de verwerking – Wanneer de beperking van de verwerking verleend wordt, mogen de persoonsgegevens enkel nog verwerkt worden met toestemming van de betrokken persoon of voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechten in rechte, of voor de bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of nog wegens belangrijke redenen van algemeen belang.

U kunt de beperking van de verwerking vragen wegens een van de volgende redenen:

• u betwist de juistheid van de persoonsgegevens;
• in geval van ongeoorloofde verwerking;
• wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig voor verwerkingsdoeleinden, maar u heeft ze nog nodig voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechten in rechte;
• u heeft zich tegen de verwerking verzet (de verwerking zal beperkt worden gedurende de periode die nodig is voor het verifiëren van het bestaan van gewettigde redenen in onzer hoofde die boven de uwe zouden prevaleren).

Recht op verzet – U heeft het recht u te verzetten, op ieder ogenblik en door ons een schriftelijk verzoek toe te sturen, om redenen die betrekking hebben op uw bijzondere situatie, tegen een verwerking van uw persoonsgegevens op grond van de uitvoering van een opdracht van algemeen belang of noodzakelijk met het oog op de gewettigde belangen die wij nastreven.

Wij zullen die persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij wordt aangetoond dat er gewettigde en dwingende redenen bestaan voor deze verwerking, die prevaleren boven uw belangen en uw rechten en vrijheden, of voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechten in rechte.

Wanneer uw persoonsgegevens voor prospectiedoeleinden verwerkt worden, heeft u het recht u op ieder ogenblik tegen deze verwerking te verzetten.

Recht op overdraagbaarheid – Wanneer u ons een schriftelijk verzoek toestuurt, heeft u het recht de persoonsgegevens die op u betrekking hebben en die u ons verstrekt heeft, te ontvangen in een gestructureerd formaat dat algemeen gebruikt wordt en leesbaar is door een machine, en deze gegevens door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke zonder dat wij ons daartegen kunnen verzetten, wanneer:

• de verwerking gebaseerd is op uw toestemming of op een contract; en wanneer
• de verwerking met behulp van geautomatiseerde processen wordt uitgevoerd.

Recht op intrekking van de toestemming – Wanneer de verwerking op uw toestemming gebaseerd is, heeft u het recht deze op ieder ogenblik in te trekken door ons een schriftelijk verzoek toe te sturen. De intrekking van uw toestemming zal de rechtmatigheid van de op toestemming gebaseerde verwerking die voor het intrekken van die toestemming werd uitgevoerd, niet aantasten.

Recht om klacht in te dienen – Wij doen ons best om toe te zien op de naleving van onze wettelijke verplichtingen inzake gegevensbescherming en om zo snel mogelijk gevolg te geven aan elke klacht die in dat verband tot ons zou gericht worden. In het geval dat u niet tevreden zou zijn over het ontvangen antwoord, heeft u de mogelijkheid klacht in te dienen bij de Instantie voor Gegevensbescherming:

Nationale Commissie voor Gegevensbescherming

1, avenue du Rock’n’Roll

L-4361 Esch-sur-Alzette

Tel.: : (+352) 26 10 60 -1

www.cnpd.public.lu/fr/support/contact.html

Voor België :

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be